mijnInternaat.be

Vlaamse internaten voeren een brede waaier aan wettelijk verplichte en dagelijkse taken uit — aanwezigheidsregistratie, studiebegeleiding, pedagogische opvolging en veiligheids-/preventiebeheer — grotendeels op papier, in spreadsheets, of met generieke tools die niet voor deze sector gebouwd zijn. Dat is vooral foutgevoelig voor het papierwerk rond compliance, waar fouten reële gevolgen hebben op regelgevend vlak.

Eén webapplicatie waarin personeel leerlingen inschrijft, dagelijks de aanwezigheid registreert (ook offline, vanaf een smartphone), studiebegeleiding logt, pedagogische opvolging voert (gestructureerde gesprekken, attituderapporten, oudercontact), en preventietaken, verplichte BVH-documenten en het jaarlijkse en 5-jaarlijkse actieplan beheert — alles exporteerbaar als indienklare PDF's. Elke gevoelige actie wordt gelogd in een auditlog voor AVG-verantwoording.

Managers en personeel bij Vlaamse internaten die de dagelijkse werking van een internaat draaiende houden — aanwezigheid, studiebegeleiding, pedagogische opvolging (kindgesprekken, attituderapporten, oudercontact) en preventiebeheer vallen allemaal onder één team, en het platform is gebouwd voor dat volledige takenpakket, niet voor één onderdeel ervan.

Een meerstappen-inschrijving die pas compleet is met een kamertoewijzing en minstens één contactpersoon, plus een 'uitschrijven'-flow die geschiedenis bewaart in plaats van records te verwijderen. Alle andere modules — aanwezigheid, studiebegeleiding, preventietickets — bouwen voort op dit register.

Personeel neemt de dagelijkse aanwezigheid op via een installeerbare PWA die ook zonder wifi werkt, met lokale opslag en synchronisatie zodra er weer verbinding is. Terugkerende schema's genereren elke nacht automatisch de sessies van de dag, en bij het afsluiten van een sessie worden niet-afgevinkte leerlingen automatisch als afwezig gemarkeerd.

Volgt huiswerkafwerking en prestaties per vak volgens hetzelfde schema-sessie-registratiepatroon als aanwezigheid, samengevat in maandelijkse rapporten per leerling.

Volgt preventietaken, verplichte BVH-documenten (met vervaldatumopvolging) en inspectieverslagen op, met een ticketsysteem voor openstaande actiepunten. Genereert zowel het jaarlijkse actieplan als het 5-jaarlijkse actieplan als indienklare PDF's.

Een onwijzigbaar logboek van elke gevoelige wijziging in het product — wie, wat, wanneer, en de waarden voor en na — enkel zichtbaar voor managers, gebouwd met het oog op AVG-verantwoording bij de omgang met jongerengegevens.

Maandelijkse aanwezigheids- en studierapporten en compliance-exports worden gegenereerd door een aparte serverless renderdienst en op de achtergrond in een wachtrij verwerkt — nooit blokkerend tijdens een request.

Managers stellen zelf vormvrije rapportsjablonen samen (JSONB-gebaseerd) voor gestructureerde gesprekken zoals het kindgesprek en attituderapporten; personeel vult ze in via een dynamisch gegenereerd formulier op basis van dat sjabloon, en het ingevulde rapport wordt geëxporteerd als PDF.

Een tickettraject volgt studiezorgen van open tot opgelost, naast aparte registratie van oudercontactverslagen, vergaderverslagen en de activiteiten van de studentenraad — zodat personeel en managers op één plek het bredere welzijnstraject van een leerling kunnen opvolgen, niet enkel de studieresultaten.